ここでは、システム打合せから運用開始までの流れを当社の場合を元にご紹介します。
1．システム打合せ 目的の確認
まず、最初にお客様と打合せする際に、以下の点を質問します。
- 今、何に困ってシステムの導入を検討されているのか
- どのような状態になればよいか（理想の状態）
この2点が不明確だと、システムを導入しても本来の目的を果たせず、不満の残る結果になります。お伺いした際にはっきりとお答えいただけない場合には、こちらから様々な視点で質問をさせていただき明確化のお手伝いをさせていただきます。この時点で、お客様が収集した情報についての感想や希望があればじっくりとお聞きします。また、予算や導入予定時期が明らかであればあわせて伺います。
2．システム打合せ 方向性の確認
目的が明らかになったところで実現方法を検討します。目的、ご希望、導入予定時期、ご予算などを勘案し、ご提案を作成いたします。もし、提案がひとつに絞り込めない場合は、あるいはお客様が2つの案でどちらを選択すべきか迷っている場合には、各案にメリット・デメリット・概算費用を列挙し、比較対照し、目的を達成するための実現方法を決定するお手伝いを致します。
参考意見として、お客様の現状・将来を考慮した上で、当社としてお勧めする案をご提示します。決定に当たって分からない専門用語・打合せの進め方・費用算出の根拠など不明点がないようにご質問いただきます。
3．システム仮発注
提案内容と概算費用により、お客様の社内で十分ご検討いただきます。その結果、当社の提案を採用していただければ、お客様と守秘義務契約締結後、システムに関する詳細な打合せに入らせていただきます。
もし、この際に当社でカバーしきれない内容に決定してしまった場合や他社さんの提案に決定した場合には、潔く退場いたします。
また、ごくまれに、お客様が決定に時間がかかる場合には、他のお客様のご発注状況により、残念ながら、当社からお断りすることもあります。その際には、事前のご案内と検討過程の進捗状況の確認のご連絡を差し上げることはありますが、しつこく営業攻勢をかけることはありません。（当社には営業マンがいませんので）
当社ではシステム開発の仕事が重複した場合、先にご注文いただいたお客様の仕事にから取り掛かることになります。このため、受注状況などによりお客様のご要望される時期に稼動できない可能性があります。
4．システム打合せ 業務ヒアリング
ここからシステムに関する詳細な打合せになります。お客様のシステム導入の担当者を決めていただき、現場業務に詳しい方をメンバーに入れていただきます。この中で
- 現在の業務をどのようにやっているか
- 情報の伝達はどのように行っているか
- 上記の現在の業務の中で、システム化されるとうれしいものは何か
をお話いただきます。これをシステム化する業務全てについて行います。
5．帳票・メモ類・業務マニュアルの収集
現在の業務でお使いの帳票・伝票・メモ・Excelシートなどを全てご提示いただきます。この中でシステムから出力したものをピックアップしていただきます。システムから出力したい帳票を新たに作成する場合には、
- それは何のために使うのか
- いつ、どのように使うのか
- 何が記されていればよいか
をお話いただきます。既に表やメモがあれば、提示いただけると助かりますが、なければ当社でラフイメージを作成いたします。
また、既にコンピュータシステムをお使いで、新たにシステムを更新する場合には、旧システムの画面印刷や操作マニュアルもご提示いただきます。
また、業務マニュアルがある場合には合わせてご提示いただきます。
この打合せはシステム化する業務全てについて行います。
6．概要設計書の作成
4.、5.の打合せを何度か行い、システム化の範囲を明確にします。分析の成果物として以下のものを作成します。
- 業務フロー
- 各部門、担当者の業務のつながりを記した図です。
- ある業務がどのような工程を経て処理されるか明らかにします。
- システム化されない業務も図示します。その上でどこまでをシステム化するか判断します。
- 帳票イメージ
- システムから出力される帳票のイメージを作成します。
- 文字の大きさ、印刷される項目などをチェックします。
- 業務フローと照らし合わせて情報が不足していないかチェックします。
- 画面イメージ
- コンピュータの入力画面のイメージを作成します。
- どういった操作になるのか文字と言葉で表現します。
- プログラム一覧表、作業項目一覧
- プログラムとして開発するプログラムの明細を作成します。
- 導入に関する、移行や説明・確認作業の明細を作成します。
- この一覧表が最終的な見積額の算出基礎になります。
- 操作イメージの作成
- システムが備える機能を画面・帳票などシステムを操作する単位ごとに解説します。
- 操作マニュアルに近いイメージで確認を行います。
7．最終見積額の提示・正式ご発注
6.の設計情報を元に最終的な見積り額を確定します。この上で、必要なもの不要なもの、次回機能強化時に回すものなどの取捨選択を行い、予算額にあわせていきます。
8．プログラム開発
当社にてプログラムの開発を行います。今まで打合せしてきた内容を元に、実際の動きのあるシステムを具体化していく工程です。打合せの中で合意してきた理想の状態を、現在のIT技術を使って実現していきます（これを実装といいます）。
この工程がお客様からすると一番わかりにくく、歯がゆい工程だと思います。目に触れることはなく、本当に作業が進んでいるのかどう不安になる段階かもしれません。当社では長期にわたる開発の場合、作業進捗を2週間に1度の割合で行います。
また、ご希望があれば随時、開発状況の視察を行っています。また、長期で大規模なシステムの場合にはお客様が当社に常駐いただき、設計や仕様のご判断をしていただくことも可能です。
9．テスト
当社ではテストの工程を重視します。開発したシステムに対して以下の点をテストします。
（1）開発したプログラムは、打合せで合意した目的を満たしているか
プログラムがどんなに素晴らしい出来栄えでも、お客様の目的を達成できないも のは単なる自己満足でしかありません。むしろ、時間と手間をかけなくても簡単にお客様の目的を満たすこともできます。出来上がったものに対して、目的を満 たさない場合は、こちらからお客様に予算内でご要望を満たすようにご提案します。
（2）正しく動作するか
（1）でシステムの目的を満たすことができれば、その上で正しい動作ができる か確認を行います。不必要なプログラムをいくらテストしてもそれは無駄な時
間と考えます。当社ではプログラムの決まった動作確認は、自動テストツールを導入し、プログラムの変更の都度、何度でも同じテストを繰り返し行い、プログラム修正作業の正確性と生産性の向上に努めています。
（3）速度は実用に耐えるか
いかに正しく動作しても、結果を導き出すのに数時間もかかるプログラムでは実用に耐えません。プログラムの設計段階から速度を考慮して行うことはもちろんですが、開発段階における速度低下が起きることがないよう確認します。また、
複数端末からの同時入力や、システムに負荷がかかった状態でのテストなど、堅 牢で長くお使いいただけるシステム作りを行います。
10．データ移行、マスタ登録
システムはプログラムだけで動くわけではありません。意味のある正しいデータが入力されて初めて正しい出力を得ることができます。ここではお客様と一体になって作業をすすめていきます。
旧システムからの移行であれば、旧システムからデータを出力していただき、新システムに投入し、出力結果などを照合していただきます。不整合が見つかれば、ひとつひとつ問題点をつぶしていきます。この工程は、システムの正しさを決める部分でもあり、地道に根気よく行っていく必要があります。この工程をおろそかにすると、本稼動後に業務が混乱する可能性があります。
オーダメイドのシステムはお客様の社風や今までの歴史を生かしたものです。システムの構築をコンピュータ業者に依存するのではなく、お客様自身も主体性を持って知恵を出し、行動を起こしていただきます。
11．操作説明会
コンピュータ業者にただ任せてしまうと、単なるコンピュータの操作の説明になってしまいます。実際、コンピュータの細かい操作説明はシステム開発業者にまかせていただいて構いません。ここで、お客様には十分に考えていただくことが2点あります。
- システムを導入することによる周辺業務の変更点・影響
- 予測できない問題についての対処方法
説明会ではコンピュータシステムだけに焦点をあてるのではなく、必ず周辺業務に関わる人への説明もしておかなくてはなりません。システムが変更になれば、多くの人が影響を受けます。そのあたりを周知して、システム変更に対する理解をしてもらう必要があります。
また、システムを導入する際に、必ずその時になってみないと判断できない問題というのが残ってしまします。議論を続けていても時間ばかり浪費することがあります。その場合は、システム稼動後のクレーム・提案受付の担当者や手順を決めておきます。また、稼動後数週間以内に、話し合いの場を設けて、追加の要望や問題点を指摘してもらう機会を作ります。こうすることで、全社的にシステムに参加する雰囲気を醸成し、早期にシステムを利用していこうという意欲を引き出します。
12．運用開始
運用開始は緊張するものです。それでも、スタートしなくては何も始まりません。お客様だけではなく当社もシステム導入のチームなのです。
それと、問題は必ず起きると思っておいてください。十分準備をしても、予想もしない問題というものが発生します。こうしたものは避けて通れません。何が問題なのか原因を冷静に分析し、逃げずに対処することが大切です。こうした問題を放置せず、当社にもしっかりと情報共有していただくことにより、システム面での手当てや運用の代替案のご提示も可能になります
13．システム・ケア
システムの導入が成功するということは、日々の業務の中でシステムの存在が当たり前のものになるということです。多くの方は、システムが既に当然のものとして受け入れていくでしょう。
システムは完全ということはありません。必ず、何かしら不満に残ります。この部分がうまくできなかったというところは必ず出てきてしまいます。
システムに完璧さを求めることは実はそんなに大変なことではありません。全て、杓子定規に決めてしまえばいいだけです。しかし、現実の世界はもっと複雑です。ひとつの帳票の中の情報の見方、データの並び順、ものの呼び方など、多くの人が業務に関与していれば色々な見方があります。これが普通です。
システムで全てを規定しまうということは、そうした現場業務の柔軟性を奪うことにもなりかねません。しかし、反面現場業務の柔軟性というのは属人的で、この人がいないと仕事が回らない、ということも意味します。
システムの導入は仕事を標準化して、全ての人に見えるようにすることです。こうした現場の柔軟性の追求とシステムによる業務の標準化はバランスをとりながら、時間をかけて変えていくしかありません。
システムは最初に導入した状態を維持・管理するということだけでなく、育てていく感覚が必要です。全てをコンピュータシステムに乗せるのではなく、業務マニュアルを整備していくことも重要です。
システムをケアするということは、コンピュータシステムの保守・管理だけでなく、業務運用を含めた全体をケア（世話）していくということです。当社では、システム面の問題以外にも、業務運用に関連した情報をご提供いだければ、コンピュータシステムからの提案やコンピュータを使わなくてもできる方法でもご提案を行います。
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